Twaalf wenke vir ontvangsdames

MBOMBELA – ‘n Ontvangsdame is nie net ‘n bate of ‘n las nie.  Sy kan ‘n besigheid maak of breek.

Daar is min dinge so waardevol soos ‘n knap ontvangsdame.

Ons gee ‘n paar wenke wat jou ontvangsdame met haar talente sal laat woeker.  Druk dit vir haar uit sodat sy daarby kan baat.

Liewe Ontvangsdame

Jy is die beeld van die besigheid.  Wanneer mense by ons deur instap, is jy die eerste mens sat hulle sien.  Om die verteenwoordiger van die besigheid te wees, is ‘n groot verantwoordelikheid.  Daarom is dit belangrik dat jy hierdie riglyne jou eie maak.

• Trek netjies en professioneel aan.  Wanneer mense jou sien, moet hulle nie wonder of jy jou naweek klere aanhet nie.  Die vroue op die foto hieronder is gepas geklee.

• Só antwoord jy die telefoon: (Besigheid se naam), goemôre/good morning/goeiemiddag/good afternoon.
• Vra hoe jy die persoon wat skakel kan help.  Spreek hom/haar as meneer of mevrou aan.  Gebruik “u,” nie “jy,” “jou,” “oom” of “tannie” nie.
• Vra die persoon se naam en van en die aangeleentheid in verband waarmee hy/sy bel.  Sodoende kan jy, wanneer jy die oproep deurskakel na jou baas of kollega toe, vir die ontvanger van die oproep ‘n deeglike idee gee van wie met hom wil praat en hoekom.
• As die persoon ‘n boodskap wil los, moet jy die boodskap en sy naam, van en kontaknommer neerskryf.
• As jy ‘n rekenaar het, stuur onmiddelik vir die persoon aan wie die boodskap moet gaan ‘n e-pos met die boodskap.
• Wanneer kliënte die besigheid binnekom, groet hoflik.  Om oor ditjies en datjies te gesels, is nie nodig nie en word in baie gevalle nie aanbeveel nie.
• Moet onder geen omstandighede jou persoonlike lewe met kliënte bespreek nie.  Hou geselsies oor jou gesin, liefdeslewe, finansies en jou opinies oor jou baas en kollegas vir jouself.  Om dit met kliënte te bespreek, is onprofessioneel.
• Dis jou verantwoordelikheid om toe te sien dat die ontvangsarea rustig en stil is.
• ‘n Gekibbel hoort nie in die ontvangsarea nie.
• Luister mooi wanneer kliënte praat, jy wil nie aanhoudend vra: “Ekskuus?” nie.
• Onthou: Die kliënt is altyd reg.